Et si nous optimisions notre fonctionnement sur nos projets numériques chez Tibco

Qui n’a jamais connu un développement de projet numérique qui ressemble à ça ???

(Merci Christiane 😉 pour cette "parfaite" illustration du souci à éviter)

✅ Bien nous comprendre entre les Métiers et la Digital Factory

✅ Éviter les allers-retours inutiles

✅ Allouer les bonnes ressources au bon moment

✅ Être agiles et s’adapter aux évolutions rapides des besoins

✅ Avoir de la visibilité sur nos projets…

Ce mémo propose un nouveau référentiel de fonctionnement. Il s’adresse à tous les acteurs au sein des Métiers en charge de l’expression de besoins et du suivi des projets avec la Digital Factory.

Bonne lecture !

Nous vous proposons d’ancrer ces pratiques dans la culture Agile !

C’est quelque chose que l’on connait déjà. Mais il nous faut aller plus loin !

Cela nécessite de nous reposer sur certaines étapes clés de notre pilotage projets. Et en particulier : le brief et nos modes de suivi.

Ce mémo vous donnera en particulier :

- les grandes lignes du processus proposé (Partie 1)

- une nouvelle matrice de brief projet, nommée « NOTE DE CADRAGE » (Partie 2)

1️⃣ - Pour tout projet, se poser les bonnes questions en amont.

C’est du temps à prendre, pour en gagner ensuite !

Et si on se questionnait « Éco-conception 🌍 » à ce stade ?

Le « juste besoin » ? Pas de superflu, ce n’est pas bon pour la Planète !

Des solutions existantes ailleurs ? Réutiliser ?

En mode Perma, on s’attachera à ne pas « refaire ce qui existe déjà » ou se questionner sur « comment faire avec ce que l’on a ? » ! 1 élément = plusieurs fonctions ! Mais aussi, de ne rien concevoir qui ne soit pas nécessaire pour ne pas surconsommer de ressources…

2️⃣ - Formaliser le besoin, mais en mode light !

Documentation légère :
Plutôt qu’un cahier des charges détaillé, les équipes Agile privilégient une documentation plus légère. Cela peut inclure des user stories*, des maquettes, des diagrammes de flux, des descriptions de cas d'utilisation, et d'autres artefacts qui aident à décrire les besoins et les fonctionnalités.
La notion de cahier des charges traditionnel est souvent moins pertinente en contexte Agile.

* User Stories : Les user stories sont un élément central de la documentation Agile.

Elles sont courtes, centrées sur l'utilisateur,
et décrivent un aspect spécifique du système du point de vue de l'utilisateur.

3️⃣ - Prendre le temps de bien se comprendre sur l’expression du besoin

Dialogue continu :
Plutôt que de tout spécifier en détails au début du projet, les équipes Agile favorisent le dialogue continu avec les parties prenantes. Les détails sont élaborés au fur et à mesure que le projet progresse, en fonction des retours d'expérience et des besoins.

En mode Perma, c’est renforcer nos « lisières » !

Plus on prend du temps à s’écouter, mieux l’on se comprend et plus nos différences sont fertiles !

4️⃣ - Décider des moyens alloués aux projets et ajuster les priorités en continu

Approbation de la note de cadrage par la Direction.

La note de cadrage doit être approuvée par la Gouvernance de la Digitale Factory. Elle est ensuite présentée à la Direction pour validation du projet et ressources à engager. À l’issue de cette étape, le projet est enclenché.

5️⃣ - Partager en continu, sur l’avancée et les évolutions

Itérations :
Les projets Agile sont généralement organisés en itérations courtes (sprints dans Scrum).
À la fin de chaque itération, l'équipe livre un incrément fonctionnel du produit, ce qui permet d'ajuster les priorités et les besoins au fil du temps.

Backlog Produit :
Dans un contexte Agile, le Backlog Produit (Product Backlog) est l'équivalent d'une liste dynamique de toutes les fonctionnalités, les user stories et les tâches à réaliser. Il est constamment mis à jour en fonction des besoins émergents.

Tests d'Acceptation :
Plutôt que de spécifier les tests de manière exhaustive dans un cahier des charges, les équipes Agile utilisent souvent des tests d'acceptation qui sont élaborés au fur et à mesure que les fonctionnalités sont développées.

Cependant, cette documentation est généralement plus flexible, légère et évolutive
pour s'adapter aux besoins changeants du projet.

La communication continue, la collaboration avec les parties prenantes et la priorisation des besoins sont au cœur de l'approche Agile.

Elle reprend les grandes lignes des points importants à connaitre :

Q - Quoi : Définition du projet, périmètre

P - Pourquoi : Finalité du projet, contexte de la demande

Q - Qui : Parties impactées, parties prenantes, chef de projet, équipe projet, utilisateurs clés

O - Où : Lieu (à préciser si nécessaire)

Q - Quand : Planning, dates clés

C - Comment : Méthodes, ressources, budget...

Dans le cycle de vie d'un projet, l'élaboration de la note de cadrage se situe entre la conduite de l'étude d'opportunité et la conception du cahier des charges. Ce document est utile à plusieurs égards :

✅ Un "contrat" entre le donneur d'ordre (ou le commanditaire) et le chef de projet en charge de l'ouvrage. Il définit clairement les attentes et les réponses.

✅ Un document de travail pour valider les enjeux, le contenu, l’organisation et les livrables du projet. À ce titre, c'est un document qui évolue au gré des échanges et des nouveaux paramètres.

✅ Un référentiel auquel les parties prenantes peuvent se référer à chaque étape du projet.

La liste est composée des acteurs impliqués dans la réalisation du projet (chef et membres de l'équipe projet) et ceux devant être informés (comité de pilotage, direction, RP/RO impactés...).

1️⃣ - Définition du projet

Nature du projet

2️⃣ - Origine / Contexte

Description des éléments à l’origine du projet

Caractéristique de la situation

Pourquoi ce projet est nécessaire : problème ou besoins qu’il vise à résoudre

3️⃣ - Objectifs du projet

Attentes, buts et finalités du projet

Livrables et indicateurs de succès

4️⃣ - Périmètre

Limites, priorités

Cadre dans lequel s’inscrit le projet

Fonctionnalités incluses et exclues

5️⃣ - Contraintes

Contraintes infrastructures, architectures, aspects techniques

Autres contraintes internes et externes à connaître

6️⃣ - Acteurs

Les parties prenantes, rôles et responsabilités

Qui fait quoi ? À quel moment ?

Qui est responsable de quoi ?

7️⃣ - Macro-planning

Date de début et de fin de projet

Étapes et dates clés – principaux jalons

8️⃣ - Ressources

Moyens humains

Moyens matériels

Contraintes budgétaires & Ressources financières

9️⃣ - Communication

Auprès de qui communiquer ?

Qui se charge de communiquer quoi ? et à quel moment ?

🔟 - Risques

Faiblesses ? Vulnérabilités ? Menaces qui pèsent sur la conduite du projet et l’atteinte de ses objectifs ?

Proposition de stratégies pour gérer ou atténuer les risques

🙏 MERCI à Jean-Pascal (Team Digitale) pour ces explications plus que détaillées 🙏